Office Manager – Empfang & Organisation (m/w/d)

Sie sind die zentrale Schnittstelle unseres Standorts in Mönchengladbach und sorgen dafür, dass im Tagesgeschäft alles reibungslos funktioniert.
Sie verantworten den Empfang, koordinieren organisatorische Abläufe und behalten auch in einem vielseitigen Tagesgeschäft stets den Überblick. Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen internen Bereichen sowie externen Dienstleistern zusammen und tragen maßgeblich zu einem professionellen und angenehmen Arbeitsumfeld bei.

Employment

Full-time

Starting date

Immediatly

Location

Germany

Homeoffice

About Tradewind

Established in 2000, Tradewind Finance is a leading global trade finance company specializing in post-
shipment financing, invoice discounting, and non-recourse factoring solutions. With a network of offices
throughout the world, including our headquarters in Germany, we provide financing across international
markets.

Diversity and dedication define our team.

Our diverse team, representing cultures across Asia, the Middle East, Europe, and the Americas, brings
deep expertise in international trade and finance. We are committed to empowering businesses by
providing liquidity solutions that enhance cash flow and foster sustainable growth, with a strong focus on
supporting SMEs worldwide.

What the job expects

Want to make an impact in international trade finance? Become part of Tradewind Finance!

Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung des gesamten Office Managements
Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag und eines professionellen ersten Eindrucks unseres Unternehmens
Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Gästen inkl. Steuerung der Telefonzentrale
Koordination externer Dienstleister (z. B. Facility Management, Reinigung, Vermieter etc.)
Verantwortung für Bestellungen, Büroorganisation und interne Abläufe
Durchführen von organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
Termin- und Raumkoordination, Buchung von Geschäftsreisen (Hotel, Flug) sowie Unterstützung bei internen Abläufen

Your profile

What we are looking for:

Skills

Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Freundliches, souveränes Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung
Hands-on-Mentalität und Freude an einer vielseitigen, operativen Rolle

Experience

Mehrjährige Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang oder in einer vergleichbaren Rolle

Education

Fremdsprachensekretär/in, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Hotelfachmann/-frau oder ähnliche Ausbildung von Vorteil

Languages

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

What we are offering:

Eine verantwortungsvolle und vielseitige Position mit Eigenständigkeit im Arbeitsalltag
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Ein kollegiales Team und eine wertschätzende Unternehmenskultur
Unbefristete Festanstellung mit attraktiver, leistungsgerechter Vergütung
Langfristige Perspektive in einem wachsenden, zu 100% inhabergeführten Unternehmen
Spannende und internationale Projekte mit Gestaltungsspielraum
Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Modern ausgestatteter Arbeitsplatz
Kostenloser Parkplatz und sehr gute Verkehrsanbindung (A44, Flughafen Mönchengladbach)
Vermögenswirksame Leistungen
Offene, respektvolle Unternehmenskultur mit Kolleg:innen aus über 20 Nationen

Wichtig zu wissen:

Diese Position lebt von ihrer Vielseitigkeit und verbindet Empfang, Organisation und Office Management. Sie ist ideal für Persönlichkeiten, die gerne den Überblick behalten, Dinge pragmatisch umsetzen und Freude daran haben, ein Büro im Hintergrund erfolgreich zu steuern.

Questions? Get in touch

Anna Lena Mahler
Head of HR Germany

Tradewind GmbH
Flughafenstr. 83
41066 Mönchengladbach

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